In un periodo storico dominato da restrizioni e distanziamento sociale, resi necessari dal diffondersi della pandemia Covid-19, molti settori professionali si sono trovati nella condizione di doversi reinventare. Tra questi, uno di quelli che ha subito il contraccolpo maggiore è certamente il comparto dell’organizzazione eventi che però, dopo una prima fase di stop, è riuscito a reagire bene alla sfida imposta, promuovendo con grande forza gli eventi online. Un trend, questo, che sembra essere cresciuto in maniera esponenziale, come testimoniato da alcuni dati che parlano di un incremento di ben il 2.000% degli eventi virtuali. Promossi dalle necessità del momento, gli eventi online si sono dimostrati la scelta giusta per diverse realtà e settori culturali e professionali, il tutto senza contare il riscontro più che positivo ricevuto dagli utenti, ai quali la formula virtuale pare non dispiacere affatto.
Considerati il frutto dell’attuale situazione di emergenza determinata dal Coronavirus, che vieta assembramenti e impone le distanze sociali, gli eventi online esistono in realtà già dagli anni Novanta. Da allora però, la tecnologia ha fatto enormi passi e anche gli eventi virtuali si sono evoluti, aprendosi a nuove opportunità. Ma cosa sono gli eventi virtuali e quali le forme che è attualmente possibile scegliere per “spostare” una conferenza, una fiera, una mostra, una presentazione di un libro o un concerto dal live al virtuale? Gli eventi virtuali sono una vera e propria esperienza immersa nella quale partecipanti, sponsor, organizzatori, ospiti e relatori sono coinvolti a 360°, grazie all’impiego di moderne tecnologie che permettono di viverli in maniera molto più partecipativa. Organizzati tramite App o piattaforme dedicate, gli eventi virtuali possono essere “sfruttati” per riunire persone che desiderano imparare o condividere conoscenze, divertirsi o coltivare insieme passioni, sentendosi così parte di una community. A seconda dell’evento che si vuole realizzare è poi possibile scegliere diverse “forme” che spaziano dal classico Webinar, una sorta di workshop o di seminario online, alle mostre virtuali, un format per la fruizione dell’arte sempre più apprezzato, dalle conferenze virtuali alle fiere digitali, senza dimenticare gli eventi “specialistici”, ovvero dedicati a determinati settori come quello del benessere, dello sport, della musica, del food e del divertimento. Gli eventi online, quindi, si prestano bene a settori e a necessità differenti sebbene nell’organizzarli è sempre importante pianificare tutto nel dettaglio e affidarsi a un’agenzia di eventi online specializzata, che sappia guidare nella creazione dell’evento digitale step by step.
Come detto la buona organizzazione di un evento digitale passa inevitabilmente da un’accurata pianificazione, da strutturare servendosi della collaborazione di un’agenzia di eventi online. La prima cosa da fare è fissare gli obiettivi dell’evento, così da realizzare un piano che sia coerente e in linea con essi. Come per gli eventi live è fondamentale curare ogni piccolo dettaglio, definendo un piano operativo che ricomprenda ogni aspetto, dalla durata dell’evento al numero di utenti che potranno prendervi parte, dalla data alla modalità (live o on-demand), senza dimenticare di decidere se l’evento sarà a pagamento oppure gratuito. Molto importante è anche stabilire per tempo il tema da trattare così da poter contattare ospiti, speaker ed esperti i cui contenuti contribuiranno molto al successo dell’evento stesso. Non bisogna, poi, mai dimenticare di stimolare l’attenzione del pubblico, sollecitandolo alla partecipazione e dando all’evento la giusta “atmosfera” di socialità e di connessione. Infine, anche il budget ha il suo peso, per questo dopo aver compreso cosa si vuole fare con il proprio evento digitale è bene definire l’investimento, tenendo conto non solo delle piattaforme necessarie alla realizzazione ma anche di altri “costi accessori”, legati al marketing o all’acquisto di gadget. Chiarito l’iter da seguire per l’organizzazione di un evento virtuale, è interessante comprendere quali sono i vantaggi offerti da questa formula. In primo luogo, gli eventi virtuali permettono di ampliare il proprio pubblico, non essendoci limiti geografici, con il conseguente rafforzamento del proprio network e la possibilità di generare nuovi lead. Gli eventi online consentono, inoltre, di migliorare la brand awareness, di incrementare il proprio database di contatti, di sponsorizzare meglio e in maniera più efficace i propri prodotti e servizi, il tutto senza considerare che risultano essere decisamente meno dispendiosi di quelli live.
Nella creazione e nella gestione di un evento online di successo è fondamentale scegliere con cura l’agenzia di eventi alla quale affidarsi, privilegiando quelle realtà che sono in grado di offrire un supporto completo, anche grazie alla disponibilità delle più moderne tecnologie. Studio 9.14 è una realtà giovane e dinamica che ha fatto della realizzazione di progetti “su misura” il proprio marchio distintivo. L’azienda, specializzata in comunicazione e organizzazione eventi, è in grado di supportare ogni tipologia di cliente, dai singoli professionisti alle imprese passando per le istituzioni, proponendo a ognuno di essi delle soluzioni modulate sulle proprie specifiche esigenze. Grazie a un team di professionisti, Studio 9.14 progetta e realizza eventi online di alta qualità, avvalendosi delle migliori piattaforme oggi disponibili per questo settore. Un punto, questo, che rappresenta un grande vantaggio per tutti coloro che vogliono creare un evento online e che, tramite una sola piattaforma dedicata e con il supporto di un gruppo di specialisti, desiderano gestire ogni aspetto legato alla progettazione e alla realizzazione dell’evento stesso. I servizi messi a disposizione da Studio 9.14, infatti, si caratterizzano per la completezza delle funzionalità, per la semplicità di utilizzo e per la flessibilità garantita, il tutto senza contare gli enormi vantaggi in termini di marketing e di branding. Scegliendo le piattaforme di Studio 9.14 è dunque possibile realizzare in maniera semplice ed efficace ogni tipo di evento online, assicurando al contempo ai partecipanti un’esperienza unica in termini di coinvolgimento.
Dietro il successo di ogni evento, convegno, congresso, meeting, manifestazione, c’è sempre un elemento fondamentale. La segreteria organizzativa. Tutto ciò che si muove dietro le quinte, per permettere la riuscita dell’evento. Noi di Studio 9.14 consideriamo il servizio di gestione della segreteria organizzativa uno di quelli fondamentali, perché da questo si determinerà il successo o meno dell’evento stesso.
Tra le attività a carico della segreteria organizzativa rientra tutta l’organizzazione dell’evento. Studio di fattibilità dell’iniziativa. Aspetti legali al budget e stesura dei preventivi. Ricerca della location che meglio si adatta all’evento. Organizzazione logistica per i partecipanti e organizzazione dell’ospitalità. Comunicazione e promozione dell’evento. Rapporto con i partecipanti pre e post evento. Contatto con i fornitori di servizi connessi all’evento.
Ogni evento deve avere la giusta ambientazione. La scelta non deve essere lasciata al caso, ma curata nei minimi dettagli, senza tralasciare alcuni aspetti fondamentali. Budget, tipologia di iniziativa, pubblico previsto, numero dei partecipanti, ma anche la strumentazione, attrezzature e allestimenti richiesti.
Lo staff di Studio 9.14, grazie al suo team altamente qualificato e specializzato nel settore, riesce a venire incontro alle richieste di enti pubblici, associazioni o aziende private, consigliando la migliore soluzione per ospitare l’evento. Grazie alla collaborazione con partner professionali, abbiamo a disposizione location per convegni, conferenze, meeting e presentazioni.
Studio 9.14 è in grado di supportare anche la richiesta di ricerca della location che possa ospitare un evento privato, come matrimoni, anniversari, compleanni, ricorrenze, tenendo conto del budget e delle altre caratteristiche dell’evento.
Per ogni evento è fondamentale la cura del welcome service. Questo aspetto rappresenta il biglietto da visita di ogni evento. Studio 9.14 è in grado di prevedere l’impiego di personale specializzato, hostess e steward nell’accoglienza delle persone, nella sede che accoglie l’evento.
Studio 9.14 ha la possibilità di predisporre l’attività di security all’interno delle strutture che ospitano l’evento, attraverso personale in possesso di formazione antincendio e di primo soccorso.
Studio 9.14 segue i propri clienti in tutti gli aspetti logistici e organizzativi legati alla realizzazione di un evento, ma anche per tutti gli altri aspetti collaterali dell’iniziativa. E’ fondamentale che la parte dedicata alla logistica e trasporti degli organizzatori ma soprattutto dei partecipanti, sia curata con estrema professionalità.
Studio 9.14 grazie alla collaborazione con partner attivi nel settore dei trasporti, riesce a garantire l’accompagnamento dei partecipanti sul luogo dell’evento, e gestisce anche eventuali altri trasporti previsti, verso le strutture ricettive o i ristoranti.
Il successo di un evento, la partecipazione e il feedback conclusivo sono tutti elementi che si realizzano grazie a tutte quelle attività di promozione e marketing che lo staff di Studio 9.14 riesce a mettere in pratica. Il core business di Studio 9.14 è la comunicazione e ha tutte le caratteristiche per applicarla sapientemente anche al settore degli eventi. Creazione del messaggio corretto ed efficace da diffondere. Creazione e divulgazione del materiale relativo all’evento sia offline che online. La promozione dell’evento è realizzata sfruttando anche tutte le opportunità dell’on-line. Sito web dedicato, social media marketing, campagne ADV, e-mail marketing, comunicati stampa on-line e offline.
Nella promozione dell’evento Studio 9.14 garantisce anche il servizio di ufficio stampa e i servizi di comunicazione e informazione.
Il nostro studio grafico è in grado di realizzare il miglior progetto grafico dell’evento. Depliant, inviti, brochure dedicate, manifesti, gadget. Tutti elementi che la divisione “Grafica” di Studio 9.14 garantisce grazie al proprio staff con la massima cura e professionalità.
La realizzazione dei contenuti grafici riveste un ruolo fondamentale sia per un evento privato, ma anche per tutti quei eventi organizzati da associazioni, enti, istituzioni o aziende.